[Czego dotyczy polityka] Dziękujemy za zainteresowanie naszym serwisem InTerms dostępnym pod www.interms.pl (dalej jako: „Serwis”), oraz poświęcenie czasu na zapoznanie się z treścią polityki prywatności (dalej jako: „Polityka”). Polityka, podobnie jak innego tego rodzaju dokumenty opisuje, jakie dane Ciebie dotyczące przetwarzamy, w jakich celach i w związku z tym informujemy o przysługujących Tobie prawach. Ochrona danych osobowych i prywatność Naszych Klientów ma dla nas podstawowe znaczenie. Do kwestii związanych z ochroną danych osobowych przywiązujemy najwyższą wagę i staranność. Dokładamy wszelkich starań, aby przetwarzanie Twoich danych odbywało się w sposób bezpieczny i pozostawało w zgodzie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej jako: „RODO”).
[Kto przetwarza Twoje dane] W ramach InTerms tworzymy społeczność, bądź inaczej rzecz ujmując platformę współpracy butikowych (specjalistycznych) prawników prowadzących działalność w ramach kancelarii prawnych (dalej jako: „InTerms”), które podjęły decyzję o ścisłej merytorycznej współpracy opartej o określone zasady obowiązujące wszystkich prawników, mającej na celu dostarczanie Naszym Klientom (Tobie) kompleksowej obsługi prawnej. Pewne procesy administracyjne, operacyjne, marketingowe zostały outsourcowane do spółki Boutique Hub (dalej jako: „Boutique Hub” lub „BH”) pełniącej funkcję operatora, łącznika, dla wszystkich zaangażowanych kancelarii prawnych. Mając na uwadze pokrótce przybliżony powyżej model współpracy, chcielibyśmy Cię poinformować, że współadministratorami Twoich danych osobowych będą kancelarie prawne tworzące InTerms, lub poszczególni prawnicy, uczestnicy InTerms, oraz spółka Boutique Hub. Bieżącą listę prawników (kancelarii prawnych) znajdziesz odwiedzając https://interms.pl/nasz-zespol/. BH stanowi, spółkę działającą pod firmą Boutique Hub Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Elizy Orzeszkowej 14/19 wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000949120. W razie wątpliwości co do współadministratorów – napisz do nas na adres: privacy@interms.pl. Łącznie ww. kancelaria oraz BH stanowić będą współadministratorów (dalej jako: „Współadministratorzy”). Wyżej wymienione podmioty są Współadministratorami danych osobowych dla celów świadczenia usług, pozyskiwania klientów, podejmowania działań marketingowych, podejmowania działań PR za pośrednictwem Serwisu. W pozostałym zakresie (tj. w zakresie w jakim świadczą one inne usługi samodzielnie, czy też odnośnie do danych osobowych swoich klientów) każda z kancelarii (prawników, osób współpracujących) działają jako samodzielni administratorzy danych.
[Zakres odpowiedzialności] Współadministratorzy, w drodze wzajemnych ustaleń, określili odpowiednie zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wykonywania obowiązków administratora danych wynikających z RODO, w szczególności Współadministratorzy ustalili, że Boutique Hub ponosi odpowiedzialność za: (i) zbieranie na rzecz Współadministratorów zgód na przetwarzanie danych, gdzie ma to zastosowanie, oraz zgód na prowadzenie komunikacji marketingowej drogą elektroniczną lub telefonicznie, (ii) spełnianie obowiązku informacyjnego w imieniu wszystkich Współadministratorów, (iii) zapewnianie podstawy prawnej przekazywania danych poza EOG, jeżeli Współadministratorzy zdecydują się powierzyć przetwarzanie danych podmiotowi w państwie trzecie, (iv) zawarcie umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami, którym powierzane jest przetwarzanie Twoich danych osobowych w ramach świadczenia usług Serwisu, (v) występowanie w charakterze wspólnego punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą. Powyższe nie wyłącza uprawnienia poszczególnych Współadministratorów do samodzielnego podejmowania działań w zakresie spełniania powyższych obowiązków, w sytuacji, kiedy uznają to za zasadne.
[Wspólny punkt kontaktowy] Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych w związku z funkcjonowaniem Serwisu prosimy kierować do Boutique Hub pod adres e-mail: privacy@interms.pl
[Jak przetwarzamy Twoje dane?] Współadministratorzy przetwarzają Twoje dane osobowe w zakresie w jakim zostały one pozyskane za pośrednictwem Serwisu, tj.: imię, nazwisko, adres e-mail, oraz są wykorzystywane w celu nawiązania z Tobą kontaktu oraz świadczenia usług doradztwa, lub sprzedaży innych produktów oferowanych w ramach Serwisu (dalej łącznie jako: „Usługi”), jeśli będziesz nimi zainteresowany. Jeśli wyrazisz chęć, będziesz mógł otrzymać newslettery, lub inne materiały informujące o usługach lub produktach świadczonych przez Współadministratorów.
[Cele przetwarzania] Twoje dane będą przez nas przetwarzane w następujących celach:
- świadczenia Usług przez Współadministratorów wspólnie lub każdy osobno, w zależności od konfiguracji w jakiej świadczone są Usługi, gdzie podstawą prawną jest wykonanie umowy o świadczenie Usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
- poprawy jakości działania naszego Serwisu oraz dla celów analitycznych (tj. w celu lepszego doboru Usług do potrzeb Klientów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o Klientach, itp.), gdzie podstawą prawną jest uzasadniony interes Współadministratorów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
- marketingu bezpośredniego Usług, w tym przedstawiania Tobie ofert produktów lub Usług oferowanych przez poszczególnych Współadministratorów w celu ich sprzedaży przy wykorzystaniu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (jeżeli wyrazisz na to zgodę); (ii) wysyłania Ci informacji handlowych drogą mailową, o ile wyrazisz na to dodatkową zgodę, gdzie podstawą prawną jest udzielona przez Ciebie zgoda, lub w określonych sytuacjach uzasadniony interes Współadministratorów (art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO)
- udzielania odpowiedzi na zadawane pytania za pośrednictwem poczty elektronicznej lub formularza kontaktowego, w tym rozpatrywania reklamacji i odpowiadania na zapytania dotyczące przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, gdzie podstawą prawną jest wykonanie umowy o świadczenie Usługi lub udzielenie odpowiedzi na zadane pytania (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
- księgowych lub rachunkowych, a także w celu dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, które mogą powstać w przyszłości w związku z korzystaniem przez Ciebie z Serwisu, gdzie podstawą prawną są przepis prawa nakładające obowiązek przetwarzania Twoich danych dla celów księgowych, rachunkowych i podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Niezależnie od przywołanych powyżej podstaw prawnych przetwarzania danych możemy zbierać od Ciebie również zgody na komunikację marketingową za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (wymaganą przepisami Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną) oraz zgodę na kontakt telefoniczny w celach marketingowych (wymaganą przez Prawo telekomunikacyjne), co w każdym przypadku będzie wymagało aktywnego działania z Twojej strony. Wszelkie udzielone przez Ciebie zgody będą w pełni dobrowolne i mogą zostać prze Ciebie wycofane w dowolnym momencie, co nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Twoich danych, prowadzonego przed wycofaniem zgody.
[Retencja] Twoje dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie tak długo, jak są nam niezbędne dla celów, w których zostały zebrane. Ustalając okres przechowywania Twoich danych osobowych, w zależności od kategorii danych, posługujemy się takim kryteriami jak: (i) czy jesteś klientem Współadministratorów, (ii) okresy przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zastrzeżonych dla osób będących konsumentami (3 do 6 lat), oraz (iii) wynikające okresy retencji z przepisów o rachunkowości oraz prawa podatkowego (5 lat od końca roku kalendarzowego, a którym powstał obowiązek podatkowy lub rachunkowy).
[Procesorzy] Powierzamy przetwarzanie Twoich danych osobowych podmiotom, które świadcząc usługi na naszą rzecz, przetwarzają Twoje dane w naszym imieniu oraz wyłącznie w oparciu o nasze polecenia lub wytyczne. Są to podmioty świadczące usługi hostingu, marketingowe, serwisowe, usługi IT, usługi księgowe lub rachunkowe lub inne usługi doradcze. Podmioty te są wybierane z zachowaniem należytej staranności, którzy przechowują dane na bezpiecznych serwerach mieszczących się w granicach UE.
[Udostępnianie] Nie udostępniamy Twoich danych osobowych podmiotom trzecim, z wyłączeniem sytuacji, gdy będziemy zobowiązani do udostępnienia Twoich danych osobowych właściwym organom państwowym (np. policji), wskutek otrzymania od nich żądania, pod warunkiem, że będzie istniała podstawa prawna udostępnienia im Twoich danych osobowych.
[Twoje prawa] W związku z przetwarzaniem przez Współadministratorów Twoich danych osobowych, przysługują Tobie następujące prawa: (i) prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii, (ii) prawo do sprostowania danych (poprawienia danych), (iii) prawo do usunięcia danych, (iv) prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeśli są one przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (w szczególności w celach marketingowych), (v) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych, (vi) prawo do przeniesienia danych do innego administratora, (vii) oraz prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W celu realizacji Twoich prawa, napisz do nas na adres: privacy@interms.pl. Ustosunkujemy się do Twojego żądania w maksymalnym terminie 30 dni.
[Cookies i inne podobne technologie] W celu poprawy działania Serwisu korzystamy z plików cookies i innych podobnych technologii, takich jak web beacons. Korzystamy również z narzędzi Google Analytics. Wyłączenie lub ograniczenie wykorzystywania plików cookies i innych podobnych technologii może wpływać na poprawne działanie Serwisu. Pliki cookies to małe pliki tekstowe / fragmenty tekstowe, które pozwalają zidentyfikować oprogramowanie wykorzystywane przez Ciebie i dostosować Serwis do Twoich indywidualnych potrzeb. Serwis wykorzystuje następujące rodzaje plików „cookie”: „sesyjne cookie”, które zostają wykasowane po wylogowaniu się lub zamknięciu strony, a także „trwałe cookies”, które pozostają na Twoim urządzeniu przez określony czas lub do czasu ich ręcznego usunięcia. Przetwarzanie i korzystanie z plików „cookie” jest domyślnie włączone. Ustawienia te można jednak zmienić w dowolnym czasie. Więcej informacji na temat plików cookies i podobnych technologii, a także możliwości ich wyłączenia dla danej przeglądarki znajduje się na stronie: http://wszystkoociasteczkach.pl.
[Web beacons i google analytics] Web beacons, występujące także pod pojęciem „pixel tags”, to pliki przezroczystych obrazów wykorzystywanych do monitorowania Twojej wizyty w ramach Serwis i jego interakcji ze stroną internetową. Z kolei Google Analytics to narzędzie przez nas wykorzystywane w celu zliczania wizyt w Serwisie, sprawdzania jego działania i udoskonalania jego funkcjonowania. Więcej informacji na temat narzędzi Google Analytics oraz prywatności użytkowników znajduje się na następującej stronie: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=pl.
[Zasady zmiany Polityki] Polityka Prywatności pełni rolę ogólnych warunków umów w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Zastrzegamy sobie prawo do zmiany Polityki, w szczególności ze względu na zmianę przepisów prawa, zmianę technologii lub sposobu funkcjonowania Serwisu. Aktualny tekst Polityki Prywatności zawsze znajduje się w Serwisie. O zmianie Polityki poinformujemy Cię poprzez przesłanie informacji pocztą elektroniczną.
